با توجه به توسعه و اجرای سامانه مودیان در نظام مالیاتی کشور، ارسال الکترونیکی فاکتورها به این سامانه برای تمامی مشمولان مالیاتی به امری ضروری تبدیل شده است. این سامانه به عنوان یکی از ابزارهای مهم در راستای شفاف سازی و کنترل بهتر درآمدها و هزینه ها طراحی شده است. اما در فرآیند ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، گاهی مشکلات و خطاهایی پیش می‌آید که می‌تواند فرآیند کار را پیچیده و زمان بر کند. این خطاها ممکن است ناشی از مسائل فنی، نادرست بودن اطلاعات وارد شده یا مشکلات ارتباطی بین سامانه‌ها باشند. در این مقاله قصد داریم به بررسی مهم‌ترین خطاهای ارسال فاکتور به سامانه مودیان بپردازیم. اما توصیه می کنیم اگر نمی دانید سامانه مودیان چیست؟ حتما ابتدا مقاله مربوط به آن را مطالعه کنید.
وضعیت های متفاوت در ارسال فاکتور به سامانه مودیان
در فرآیند ارسال فاکتور به سامانه مودیان وضعیت های مختلفی وجود دارد که هرکدام نشان دهنده وضعیت مشخصی از پردازش فاکتور هستند. این وضعیت ها می‌توانند به دلایل مختلفی مانند صحت اطلاعات، تطابق با قوانین مالیاتی، مشکلات فنی یا نادرست بودن فرمت فاکتور به وجود بیایند. در ادامه به بررسی وضعیت های رایج در این سامانه و مفهوم هرکدام می پردازیم که می توانند از بروز خطاهای ارسال فاکتور به سامانه مودیان پیشگیری کنند:
وضعیت ارسال موفق (Success)
این وضعیت نشان‌دهنده این است که فاکتور ارسال شده به درستی به سامانه مودیان رسیده و مورد تایید قرار گرفته است. این حالت نشان می‌دهد که اطلاعات فاکتور با الزامات سامانه مطابقت دارد و فرآیند ارسال آن به درستی انجام شده است. در این صورت، فاکتور به طور کامل و صحیح در سیستم ثبت می‌شود و میتوانید از آن برای محاسبه مالیات و سایر امور مالیاتی استفاده کنید
وضعیت خطای ارسال (Error)
این وضعیت به این معناست که فاکتور به سامانه ارسال شده ولی مشکلی در پردازش آن پیش آمده است. دلایل متعددی می‌تواند باعث بروز این وضعیت شود. از جمله اشتباهاتی که باعث بروز این وضعیت می شود، می توان به وارد کردن اطلاعات فاکتور، عدم تطابق با قوانین مالیاتی یا مکشلات فنی در سامانه اشاره کرد.
وضعیت در حال پردازش (In Progress)
در این وضعیت، فاکتور هنوز در حال پردازش توسط سامانه است و نتیجه نهایی آن مشخص نشده است. ممکن است سامانه در حال بررسی جزئیات فاکتور یا ارتباط با سایر سیستم‌ها برای تایید اطلاعات باشد. این وضعیت معمولاً برای فاکتورهایی که حجم بالایی از داده‌ها یا پیچیدگی دارند، مشاهده می‌شود.
وضعیت تایید نشده (Unapproved)
این وضعیت به این معنی است که فاکتور ارسال شده به سامانه مودیان تایید نشده و به دلایلی قابل استفاده نیست. این وضعیت ممکن است به‌دلیل مشکلات در صحت‌سنجی اطلاعات یا عدم تطابق با قواعد مالیاتی ایجاد شود. در برخی موارد، ممکن است اطلاعات فاکتور نیاز به ویرایش یا تکمیل داشته باشد.
وضعیت رد شده (Rejected)
در این وضعیت، فاکتور به دلایل خاصی رد شده است. رد شدن فاکتور می‌تواند ناشی از عدم تطابق با الزامات سامانه یا خطاهای عمده در اطلاعات وارد شده باشد. به عنوان مثال فرد اطلاعات فردی خود را مانند کد ملی یا کد اقتصادی نادرست وارد کرده باشد و یا اطلاعات مورد نیاز برای ارسال فاکتور را نداشته باشد. پس از رد شدن، معمولاً امکان اصلاح یا ارسال مجدد فاکتور وجود دارد، ولی باید مشکل موجود رفع شود.
وضعیت نیاز به اصلاح (Needs Correction)
این وضعیت نشان می‌دهد که فاکتور به دلیل وجود برخی مشکلات نیاز به اصلاح دارد. در این حالت، ممکن است اطلاعات خاصی مانند مبلغ، تاریخ، یا کد مالیاتی اشتباه باشد و کاربر باید فاکتور را ویرایش و دوباره ارسال کند. یکی دیگر از دلایل بروز این وضعیت هم ابهام در اطلاعات فاکتور است که نیاز به تایید یا اصلاح دارد. معمولا سامانه علت نیاز به اصلاح را به طور دقیق مشخص می‌کند.
وضعیت منتظر تایید (Pending Approval)
این وضعیت به این معنا است که فاکتور ارسال شده به سامانه مودیان در حال بررسی و انتظار تایید نهایی از سوی مقام های مربوطه است. ممکن است برای تایید نهایی فاکتور به اقدامات بیشتری نیاز باشد.
وضعیت ارسال موفق ولی غیر معتبر (Successfully Submitted but Invalid)
این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که فاکتور به سامانه ارسال شده ولی به دلیل اشتباهات اساسی یا عدم تطابق با قوانین مالیاتی، فاکتور به عنوان “غیر معتبر” شناخته می‌شود. در این حالت ممکن است فاکتور نیاز به اصلاحات عمده داشته باشد. از جمله دلایل بروز این وضعیت می توان به عدم تطابق با شرایط قانونی یا ثبت نادرست اطلاعات فاکتور اشاره کرد. همچنین استفاده از کدهای مالیاتی یا محصولات نادرست که باعث عدم پذیرش فاکتور می شود، یکی دیگر از دلایل بروز وضعیت ارسال موفق اما غیر معتبر است.
وضعیت معلق (Suspended)
این وضعیت به‌معنی این است که فاکتور به طور موقت معلق شده و برای پردازش بعدی باید بررسی بیشتری انجام شود. این وضعیت ممکن است به دلیل برخی مشکلات فنی یا نیاز به بررسی دقیق‌تر از سوی مسئولان سامانه باشد.
خطاهای رایج ارسال فاکتور به سامانه مودیان
در ارسال فاکتور به سامانه مودیان، ممکن است با خطاهای مختلفی روبه‌رو شوید که هرکدام دلایل خاص خود را دارند و برای رفع آن‌ها نیاز به اصلاح اطلاعات یا اقدامات مشخصی است. در ادامه، به بررسی خطاهای رایج، نوع خطاها، کدهای خطا و راه‌حل ها برای رفع این مشکلات می پردازیم:
خطای کد اقتصادی وارد شده معتبر نیست
کد خطا: 1001
نوع خطا: اطلاعات نادرست
علت: این خطا زمانی اتفاق می‌افتد که کد اقتصادی وارد شده برای خریدار یا فروشنده اشتباه یا غیرمعتبر باشد. این کد باید با اطلاعات ثبت شده در سامانه سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
راه‌حل: صحت کد اقتصادی وارد شده باید بررسی و تایید شود. برای این کار می توانید کد اقتصادی را با مراجعه به سامانه امور مالیاتی چک کنید و در صورتی که نیاز باشد، آن را اصلاح کنید.
خطای شناسه فاکتور تکراری است
کد خطا: 1002
نوع خطا: تکراری بودن اطلاعات
علت: این خطا زمانی رخ می دهد که شناسه فاکتور (شماره فاکتور) برای فاکتوری که قبلاً ارسال شده است، دوباره وارد شود.
راه حل: برای این خطا ابتدا باید شماره فاکتور را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که این شماره مجددا تکرار نشده است. شماره فاکتور باید منحصر به فرد باشد و برای هر فاکتور یک شماره یکتا در نظر گرفته شود. برای آموزش دریافت شناسه یکتا حافظه مالیاتی، حتما مقاله مربوط به آن را مطالعه کنید.
خطای مالیات بر ارزش افزوده نادرست است
کد خطا: 1003
نوع خطا: اطلاعات نادرست در خصوص مالیات
علت: این خطا معمولاً زمانی رخ می‌دهد که مبلغ مالیات بر ارزش افزوده (VAT) درج شده در فاکتور نادرست باشد یا با نرخ قانونی همخوانی نداشته باشد.
راه حل: نرخ مالیات بر ارزش افزوده که برای کالا یا خدمات مربوطه تعیین شده است را بررسی کنید. در نظر داشته باشید که نرخ معمولی مالیات در ایران 9% است، اما برای برخی کالاها یا خدمات خاص ممکن است نرخ متفاوت باشد.
خطای مبلغ فاکتور با اطلاعات ثبت‌شده مغایرت دارد
کد خطا: 1004
نوع خطا: مغایرت در مبالغ
علت: این خطا به دلیل مغایرت مبلغ وارد شده در فاکتور با مبلغ واقعی (یا مبلغ تایید شده در سامانه) ایجاد می‌شود.
راه حل: مبلغ فاکتور را با اطلاعات ثبت شده و صورت حساب ها بررسی کرده و از صحت محاسبات اطمینان پیدا کنید. اگر فاکتور نیاز به اصلاح مبلغ دارد، آن را به روز کنید.
خطای فاکتور مربوط به یک مشتری غیرمشمول مالیات است
کد خطا: 1005
نوع خطا: تطابق با نوع مشتری
علت: این خطا زمانی رخ می دهد که فاکتور مربوط به مشتری یا خریداری است که مشمول مالیات بر ارزش افزوده نیست، مانند مشتریان خارج از کشور یا کسانی که معاف از مالیات هستند.
راه حل: وضعیت مالیاتی مشتری به عنوان مثال کد اقتصادی یا نوع فعالیت را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که این مشتری مشمول مالیات بر ارزش افزوده است. در صورتی که مشتری معاف باشد، فاکتور باید بدون مالیات ارسال شود.
خطای تاریخ فاکتور نادرست است
کد خطا: 1006
نوع خطا: تاریخ نامعتبر
علت: این خطا زمانی رخ می‌دهد که تاریخ فاکتور وارد شده نادرست باشد یا خارج از بازه زمانی مجاز قرار داشته باشد.
راه حل: تاریخ فاکتور را با تاریخ واقعی معامله بررسی کنید. اطمینان پیدا کنید که تاریخ فاکتور با استانداردهای سامانه مودیان مطابقت دارد.
خطای شناسه کالا یا خدمات نامعتبر است
کد خطا: 1007
نوع خطا: اطلاعات نامعتبر کالا یا خدمات
علت: زمانی که شناسه کالا یا خدمات وارد شده در فاکتور با داده های سامانه تطابق نداشته باشد، این خطا نمایش داده می‌شود. ممکن است کد یا شناسه کالا به درستی وارد نشده باشد یا کد مربوط به آن کالا در فهرست سامانه موجود نباشد.
راه حل: شناسه کالا یا خدمات وارد شده را بررسی کنید و از صحت آن اطمینان پیدا کنید. شناسه‌ها باید طبق فهرست شناسه های موجود در سامانه مالیاتی وارد شوند.
خطای نوع معامله مشخص نشده است
کد خطا: 1008
نوع خطا: اطلاعات ناقص
علت: این خطا زمانی اتفاق می افتد که نوع معامله (خرید یا فروش) در فاکتور مشخص نشده باشد یا به درستی وارد نشده باشد.
راه حل: اطمینان پیدا کنید که نوع معامله به‌درستی در فاکتور مشخص شده است. در صورتی که اطلاعات مربوط به نوع معامله (مانند خرید، فروش، خدمات) موجود نباشد، آن را تکمیل کنید.
خطای ارتباطی با سامانه
کد خطا: 2001
نوع خطا: مشکلات ارتباطی
علت: این خطا زمانی رخ می‌دهد که مشکلی در ارتباط بین دستگاه شما و سامانه مودیان وجود داشته باشد. این مشکل می‌تواند ناشی از قطعی اینترنت، مشکلات سرور سامانه یا سایر عوامل فنی باشد.
راه حل: وضعیت اتصال اینترنت و اطمینان از فعال بودن سامانه را حتما بررسی کنید. در صورتی که مشکل ادامه پیدا کرد، با پشتیبانی فنی سامانه مودیان تماس بگیرید.
خطای فرمت فایل نادرست است
کد خطا: 2002
نوع خطا: مشکلات فرمت
علت: این خطا زمانی رخ می‌دهد که فایل فاکتور ارسال شده به سامانه مودیان دارای فرمت نادرست باشد، به عنوان مثال فرمت فایل باید XML یا PDF باشد اما با فرمت دیگری ارسال شده است.
راه حل: حتما فرمت فایل ارسال‌شده را بررسی کنید. مطمئن شوید که فایل فاکتور در فرمت مورد تایید سامانه XML یا PDF ارسال می‌شود. در صورتی که مشکل حل نشد، از دستورالعمل‌های سامانه برای تبدیل فرمت استفاده کنید.
خطای اطلاعات هویتی نادرست است
کد خطا: 2003
نوع خطا: اطلاعات هویتی نادرست
علت: این خطا زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات هویتی (کد ملی، نام شرکت، آدرس) وارد شده برای فروشنده یا خریدار نادرست باشد.
راه حل: اطلاعات هویتی وارد شده را با داده های موجود در سازمان ثبت احوال یا سامانه های مالیاتی چک کنید و در صورت نیاز آن را اصلاح کنید.
لیست خطاهای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان و راه حل آن ها
در این بخش خطاهای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را به همراه کد خطا، شرح خطا و راه حل آن در یک جدول قرار داده ایم که می توانید از آن استفاده کنید:
کد خطا | نوع خطا | شرح خطا | راه حل |
1001 | اطلاعات نادرست (کداقتصادی) | کد اقتصادی وارد شده معتبر نیست. | بررسی و تایید صحت کد اقتصادی از طریق سامانه‌های رسمی مالیاتی و اصلاح آن در فاکتور. |
1002 | تکراری بودن شناسه فاکتور | شناسه فاکتور (شماره فاکتور) قبلاً ارسال شده است. | بررسی شماره فاکتور و اطمینان از عدم تکرار آن. اگر تکراری بود، شماره جدید انتخاب کنید.
|
1003 | مالیات بر ارزش افزوده نادرست | مبلغ مالیات بر ارزش افزوده نادرست است. | بررسی نرخ مالیات بر ارزش افزوده و اصلاح آن طبق قوانین جاری (نرخ معمول 9% در ایران). |
1004 | مغایرت مبلغ فاکتور | مبلغ فاکتور با اطلاعات ثبت شده مغایرت دارد. | بررسی مجدد مبلغ فاکتور و اصلاح آن بر اساس اطلاعات واقعی و تأیید شده. |
1005 | مشتری غیرمشمول مالیات | فاکتور مربوط به مشتری غیرمشمول مالیات است. | بررسی وضعیت مالیاتی مشتری و اطمینان از مشمول بودن آن. اگر غیرمشمول است، مالیات را حذف کنید. |
1006 | تاریخ فاکتور نادرست | تاریخ فاکتور وارد شده نادرست است. | بررسی تاریخ فاکتور و تطابق آن با تاریخ واقعی معامله. |
1007 | شناسه کالا یا خدمات نا معتبر | شناسه کالا یا خدمات وارد شده در فاکتور معتبر نیست. | بررسی شناسه کالا یا خدمات و اصلاح آن با استفاده از فهرست موجود در سامانه مالیاتی. |
1008 | نوع معامله مشخص نشده است | نوع معامله (خرید یا فروش) مشخص نشده است. | اطمینان از وارد کردن نوع صحیح معامله (خرید، فروش، خدمات) در فاکتور. |
2001 | مشکلات ارتباطی (خطای ارتباطی) | مشکلی در ارتباط با سامانه مودیان وجود دارد. | بررسی اتصال اینترنت و ارتباط با سامانه. در صورت ادامه مشکل، با پشتیبانی سامانه تماس بگیرید. |
2002 | فرمت فایل نادرست | فایل ارسالی فرمت صحیح ندارد. | اطمینان از ارسال فایل در فرمت صحیح XML یا PDF طبق دستورالعمل‌های سامانه مودیان. |
2003 | اطلاعات هویتی نادرست | اطلاعات هویتی (کد ملی، نام، آدرس) وارد شده نادرست است. | بررسی صحت اطلاعات هویتی و اصلاح آن‌ها طبق مدارک رسمی و سامانه‌های دولتی. |
نرم افزار واسط تیپی تکس برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان
یکی از نرم افزارهایی که می تواند در ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان به شما کمک کند، نرم افزار تیپی تکس است. شما به واسطه این نرم افزار می توانید از بروز خطاهای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان جلوگیری کنید؛ چرا که هیچ گونه دخالت انسانی در این نرم افزار وجود ندارد و برنامه به صورت هوشمند صورتحساب های الکترونیکی شما را به سامانه ارسال خواهد کرد. این نرم افزار با داشتن زیر ساخت های تخصصی سامانه مودیان یکی از بهترین نرم افزارها برای ارسال فاکتور و صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان شناخته می شود.
سوالات متداول در خصوص خطاهای ارسال فاکتور به سامانه مودیان
روش رفع خطای مقدار فیلد شماره مالیاتی صورتحساب با اطلاعات سامانه منطبق نیست چیست؟
برای رفع این خطا باید شماره مالیاتی وارده را با اطلاعات ثبت شده در سامانه سازمان امور مالیاتی چک کنید و اگر نیاز به اصلاح بود، آن را اصلاح کنید.
دلیل خطای مقدار فیلد "تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی)" از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست، چیست؟
این خطا به این دلیل رخ می دهد که تاریخ وارد شده نادرست یا غیر منطقی است. مانند تاریخ گذشته، تاریخ اشتباه در فرمت میلادی یا تاریخ بعد از تاریخ جاری. برای رفع این خطا باید تاریخ فاکتور را بررسی کرده و دقت کنید که از فرمت صحیح میلادی استفاده کرده اید.
دلیل خطای مقدار فیلد "شماره مالیاتی صورتحساب مرجع" با اطلاع سامانه منطبق نیست چیست؟
این خطا به این دلیل رخ می دهد که شماره مالیاتی وارده شده برای فاکتور مرجع با اطلاعات ثبت شده در سامانه مالیاتی همخوانی ندارد. برای رفع این مشکل باید شماره مالیاتی مرجع را با اطلاعات موجود در سامانه مالیاتی تطبیق دهید.
دلیل خطای عدم اجرای عملیات چیست؟
این خطا معمولا به دلیل مشکلات ارتباطی با سامانه، خطا در داده های ورودی و یا مشکلات فنی در سامانه رخ می دهد. برای رفع این مشکل ابتدا اتصال اینترنت را بررسی کنید و مطمئن شوید که اطلاعات را به درستی وارد کرده اید.
دلیل خطای مقدار فیلد شماره اقتصادی فروشنده با اطلاعات سامانه منطبق نیست، چیست؟
این خطا زمانی رخ می دهد که شماره اقتصادی وارد شده برای فروشنده با اطلاعات ثبت شده در سامانه سازمان امور مالیاتی تطابق ندارد. برای رفع این خطا باید شماره اقتصادی فروشنده را از طریق سامانه مالیاتی بررسی کرده و در صورت لزوم آن را اصلاح کنید.
در مواجهه با وضعیت درخواست شما یافت نشد یا NOT-FOUND باید چه کرد؟
این خطا زمانی رخ می دهد که اطلاعات وارد شده نادرست یا ناقص باشد. برای رفع این مشکل باید اطلاعات وارد شده را بررسی کرده و از صحت شماره مالیاتی، شناسه فاکتور و سایر داده ها مطمئن شوید.
